Privacybeleid

01Verwerkingsverantwoordelijke

JANSSENS Law Firm is een advocatenkantoor dat opereert in de vorm van een besloten vennootschap (BV), met ondernemingsnummer BE 0439.722.081. De kantoren van het kantoor zijn gevestigd te Louizalaan 500, 1050 Brussel (België).

JANSSENS Law Firm hecht veel belang aan de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van haar cliënten, confraters, gerechtsdeurwaarders en notarissen, leveranciers, partners en medewerkers — allen hierna de "Betrokkenen" genoemd.

Dit beleid bepaalt de regels voor de verwerking van persoonsgegevens die het kantoor doorvoert en vult in dat opzicht de algemene of bijzondere contractuele voorwaarden aan die op de verschillende Betrokkenen van toepassing zijn. Het strekt ertoe elke Betrokkene te informeren over de praktijken van het kantoor inzake de verwerking van persoonsgegevens.

"Persoonsgegevens" betekent elke informatie die het mogelijk maakt een natuurlijke persoon rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren.

02Vertrouwelijkheid en wettelijk kader

Alle persoonsgegevens die aan JANSSENS Law Firm worden meegedeeld, worden als vertrouwelijk beschouwd en als zodanig verwerkt, met de strikte naleving van de toepasselijke wetgeving, met inbegrip van het beroepsgeheim, het Belgische recht in het algemeen en Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna de "Algemene Verordening Gegevensbescherming" of "AVG").

03Wijzigingen aan dit beleid

JANSSENS Law Firm behoudt zich het recht voor dit beleid te wijzigen om te voldoen aan toekomstige wetswijzigingen, de aanbevelingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit of ontwikkelingen in de rechtspraak.

04Verzamelde gegevens

In het kader van haar activiteiten kan JANSSENS Law Firm alle rechtstreeks aan haar overgemaakte informatie verzamelen en verwerken. Het kantoor verwerkt eveneens alle persoonsgegevens die door een cliënt of een derde worden meegedeeld, met strikte naleving van de relevante wetgeving.

Bij de behandeling van de haar toevertrouwde dossiers verzamelt JANSSENS Law Firm enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk en relevant zijn in het licht van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld, op grond van haar wettelijke of contractuele verplichtingen. Deze gegevens zijn in essentie:

• identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, enz.);
• bankgegevens (rekeningnummer).

JANSSENS Law Firm verzamelt eveneens alle persoonsgegevens die noodzakelijk of relevant zijn voor de behandeling van de haar toevertrouwde dossiers, welke gegevens kunnen variëren naargelang het domein waarin zij wordt geraadpleegd. Dit kan gevoelige gegevens omvatten, namelijk raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid, seksueel leven, evenals verdenkingen, vervolgingen en strafrechtelijke of administratieve veroordelingen.

Door vrijwillig persoonsgegevens aan JANSSENS Law Firm mee te delen in het kader van een professionele relatie, en voor zover die gegevens niet strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van haar contractuele of wettelijke verplichtingen, machtigt de Betrokkene het kantoor uitdrukkelijk om deze te verzamelen en te verwerken voor de hieronder uiteengezette doeleinden.

05Doeleinden van de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• de tussen cliënten en het kantoor gesloten overeenkomsten uitvoeren en de cliënten de gevraagde informatie en diensten verstrekken — verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van de respectieve contractuele verplichtingen;
• betalingen van cliënten innen of hun de voor hun rekening geïnde bedragen overmaken — verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van de respectieve contractuele verplichtingen;
• de naleving van de verschillende toepasselijke wetten verzekeren — verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen;
• de boekhouding van het kantoor voeren en de naleving van de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen verzekeren — verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen.

06Bewaartermijn

JANSSENS Law Firm bewaart geen gegevens langer dan noodzakelijk is in het kader van haar wettelijke verplichtingen.

Tenzij het noodzakelijk is om haar belangen te beschermen bij de vrijwaring van haar rechten met het oog op een gerechtelijke procedure, een specifieke wettelijke verplichting of een verzoek van uwentwege, worden de persoonsgegevens die in verband met de behandeling van de aan het kantoor toevertrouwde dossiers worden verwerkt, vijf jaar na de afsluiting van het betrokken dossier vernietigd.

In voorkomend geval bewaart JANSSENS Law Firm, met het uitdrukkelijke akkoord van de Betrokkene, bepaalde processtukken die een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens bevatten.

De persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met de boekhouding van het kantoor, in de ruimste zin begrepen, worden bewaard gedurende de wettelijke termijn van tien jaar, overeenstemmend met de bewaartermijn voor de bewijsstukken van boekhoudkundige en fiscale boekingen.

07Mededeling aan derden

Bij de behandeling van de haar toevertrouwde dossiers zal JANSSENS Law Firm ertoe gehouden zijn de persoonsgegevens van Betrokkenen mee te delen aan derden, zoals andere advocaten of advocatenkantoren, notarissen, gerechtsdeurwaarders, technische raadgevers, de rechtbanken, de verschillende overheden of toezichthoudende organen, en elke andere derde aan wie zij dergelijke gegevens dient mee te delen op grond van wettelijke of contractuele verplichtingen.

In dergelijke gevallen berust deze verwerking op een wettelijke verplichting ter zake of op de uitvoering van contractuele verplichtingen jegens de Betrokkene. JANSSENS Law Firm waakt erover dat enkel strikt noodzakelijke en relevante gegevens worden meegedeeld.

08Verwerkers

JANSSENS Law Firm werkt eveneens nauw samen met derde ondernemingen die toegang kunnen hebben tot de persoonsgegevens van Betrokkenen, in het bijzonder de verwerkers waarop het kantoor een beroep doet voor de levering van diensten.

In dergelijke gevallen verbindt JANSSENS Law Firm zich ertoe aan deze verwerkers enkel de voor de beoogde doeleinden strikt noodzakelijke gegevens mee te delen en erover te waken dat zij de wetgeving inzake gegevensbescherming naleven.

09Locatie van de gegevens

De aan JANSSENS Law Firm meegedeelde gegevens worden bewaard in haar kantoren of op haar servers, gelegen in de Europese Unie. De e-mailservers zijn eveneens gelegen in de Europese Unie.

Alle verwerkers waarop JANSSENS Law Firm een beroep doet, zijn gevestigd in de Europese Unie of bieden, bij gebreke daaraan, voldoende waarborgen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

10Uw rechten

Elke Betrokkene beschikt over de volgende rechten:

Recht op inzage

Kosteloos de schriftelijke mededeling of een kopie verkrijgen van de hem betreffende persoonsgegevens die werden verzameld. Alvorens te antwoorden kan JANSSENS Law Firm de identiteit van de aanvrager nagaan en bijkomende informatie vragen om zo doeltreffend mogelijk op zijn verzoek te antwoorden. Het kantoor kan een redelijke vergoeding aanrekenen, gebaseerd op de administratieve kosten, voor bijkomende kopieën. Wanneer het verzoek elektronisch wordt gedaan, wordt de informatie verstrekt in een gangbare elektronische vorm, tenzij anders verzocht. Het kantoor streeft ernaar elk verzoek binnen een redelijke termijn te beantwoorden en, in elk geval, binnen de door de AVG gestelde termijnen.

Recht op rectificatie

Kosteloos, zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen één maand, de rectificatie verkrijgen van onjuiste, onvolledige of irrelevante gegevens, evenals de vervollediging ervan wanneer zij onvolledig blijken.

Recht van bezwaar

Zich op elk ogenblik, kosteloos en om redenen die verband houden met zijn bijzondere situatie, verzetten tegen de verwerking van zijn gegevens. Het kantoor kan dit evenwel weigeren indien het dwingende en gerechtvaardigde gronden vaststelt die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de Betrokkene, of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. In geval van geschil kan de Betrokkene een verhaal instellen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Recht op beperking

De beperking van de verwerking verkrijgen: wanneer hij de juistheid van gegevens betwist, gedurende de tijd die het kantoor nodig heeft om deze na te gaan; wanneer de verwerking onrechtmatig is en hij de beperking verkiest boven de wissing; wanneer, hoewel de gegevens niet langer nodig zijn, hij deze nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of gedurende de tijd die nodig is om een bezwaarverzoek te onderzoeken. JANSSENS Law Firm informeert de Betrokkene wanneer de beperking wordt opgeheven.

Recht op wissing

De wissing van zijn gegevens verkrijgen wanneer: zij niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden; hij zijn toestemming heeft ingetrokken en er geen andere rechtsgrond bestaat; de gegevens onrechtmatig werden verwerkt; of de wissing vereist is door een wettelijke verplichting. De wissing is niet van toepassing wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de naleving van een wettelijke verplichting of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht op overdraagbaarheid

Kosteloos zijn gegevens ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm, met name met het oog op de overdracht ervan aan een andere advocaat. Onder dezelfde voorwaarden kan de Betrokkene verkrijgen dat zijn gegevens rechtstreeks aan een andere advocaat worden overgemaakt, wanneer dit technisch haalbaar is.

Recht om een klacht in te dienen

In geval van een inbreuk op de wettelijke verplichtingen die op het kantoor rusten, heeft de Betrokkene het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) of een vordering in te stellen voor de rechtbanken teneinde vergoeding te bekomen voor de geleden schade.

11Beveiliging en integriteit van de gegevens

JANSSENS Law Firm voert passende technische en organisatorische maatregelen door om een op de risico's van de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, en de aard, de omvang, de context en de doeleinden van de verwerking.

Het kantoor gebruikt versleutelingstechnologieën die als industriestandaard worden erkend wanneer het gegevens elektronisch overdraagt of ontvangt, en heeft passende beveiligingsmaatregelen ingevoerd om verlies, misbruik of wijziging van informatie te voorkomen. Eenieder die toegang dient te hebben tot deze gegevens, is gebonden door een strikte vertrouwelijkheidsverplichting.

Mochten de door het kantoor beheerde gegevens worden gecompromitteerd, dan zal JANSSENS Law Firm snel handelen om de oorzaak van de inbreuk te identificeren en passende herstelmaatregelen te nemen. Het kantoor informeert zijn functionaris voor gegevensbescherming (DPO) en de Betrokkene over het incident wanneer de wet dit vereist. JANSSENS Law Firm kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige onrechtmatige toe-eigening van gegevens die zich voordoet ondanks de voormelde beveiligingsmaatregelen.

12Contact en klachten

Voor elke vraag betreffende dit beleid of elk verzoek aangaande uw persoonsgegevens kunt u de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit raadplegen (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) of het kantoor contacteren op de wijze die u het meest geschikt acht:

13Toepasselijk recht

Dit beleid wordt beheerst door het Belgische recht. In geval van enig geschil over de interpretatie of de uitvoering ervan, zijn uitsluitend de Franstalige rechtbanken te Brussel bevoegd.

Deze versie is in werking getreden op 1 juli 2026. Deze Nederlandse tekst is een hoffelijkheidsvertaling; bij tegenstrijdigheid primeert de Franse versie van dit beleid.