Politique de confidentialité

01Responsable du traitement

JANSSENS Law Firm est un cabinet d'avocats exerçant sous la forme d'une société à responsabilité limitée (SRL), portant le numéro d'entreprise BE 0439.722.081. Les bureaux du Cabinet sont sis Avenue Louise 500, 1050 Bruxelles (Belgique).

JANSSENS Law Firm accorde une grande importance au respect de la vie privée de ses clients, de ses confrères, des huissiers et notaires, de ses fournisseurs, de ses partenaires et de ses employés — tous ci-après désignés les « Personnes Concernées » ou « data subjects ».

La présente politique constitue les règles de traitement des données à caractère personnel mises en œuvre par le Cabinet, et complète sur ce point les conditions contractuelles générales ou particulières applicables aux différentes Personnes Concernées. Elle vise à informer toute Personne Concernée des pratiques du Cabinet concernant le traitement des données à caractère personnel.

Les « données à caractère personnel » s'entendent de toute information qui permet d'identifier, directement ou indirectement, une personne physique.

02Confidentialité et cadre légal

L'ensemble des données à caractère personnel communiquées à JANSSENS Law Firm sont considérées comme confidentielles et traitées comme telles, dans le respect le plus strict de la législation applicable, en ce compris le secret professionnel, la législation belge en général et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « Règlement général sur la protection des données » ou « RGPD »).

03Modifications de la politique

JANSSENS Law Firm se réserve le droit d'amender la présente politique afin de se conformer aux éventuelles modifications législatives futures, aux recommandations de l'Autorité de protection des données ou aux évolutions jurisprudentielles.

04Données collectées

Dans le cadre de ses activités, JANSSENS Law Firm est susceptible de recueillir et de traiter toutes les informations qui lui sont transmises directement. Le Cabinet traite également toute donnée à caractère personnel communiquée par un client ou un tiers, dans le strict respect de la législation en la matière.

Dans le cadre de la gestion des dossiers qui lui sont confiés, JANSSENS Law Firm ne collecte que les données à caractère personnel strictement nécessaires et pertinentes au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées, sur la base de ses obligations légales ou contractuelles. Ces données sont essentiellement :

• les données d'identification (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, etc.) ;
• les données bancaires (numéro de compte).

JANSSENS Law Firm collecte par ailleurs toutes les données à caractère personnel nécessaires ou pertinentes pour la gestion des dossiers qui lui sont confiés, ces données pouvant varier selon la matière dans laquelle il est consulté. Il peut s'agir de données sensibles (sensitive data), à savoir l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, la santé, la vie sexuelle, ainsi que les soupçons, poursuites et condamnations pénales ou administratives.

En communiquant volontairement des données à caractère personnel à JANSSENS Law Firm dans le cadre d'une relation professionnelle, et pour autant que celles-ci ne soient pas strictement nécessaires à l'exécution de ses obligations contractuelles ou légales, la Personne Concernée autorise expressément le Cabinet à les collecter et à les traiter aux fins prévues ci-après.

05Finalités des traitements

Les données à caractère personnel sont traitées aux fins suivantes :

• exécuter les contrats conclus entre les clients et le Cabinet et fournir aux clients les informations et services demandés — traitement nécessaire à l'exécution des obligations contractuelles respectives ;
• percevoir les paiements des clients ou leur transmettre les sommes collectées pour leur compte — traitement nécessaire à l'exécution des obligations contractuelles respectives ;
• s'assurer du respect des diverses législations applicables — traitement nécessaire à l'exécution d'obligations légales ;
• gérer la comptabilité du Cabinet et assurer le respect des obligations comptables et fiscales — traitement nécessaire à l'exécution d'obligations légales.

06Durée de conservation

JANSSENS Law Firm ne conserve aucune donnée au-delà de ce qui est nécessaire en vertu de ses obligations légales.

Sauf nécessité de préserver ses intérêts dans le cadre de la sauvegarde de ses droits en vue d'une procédure judiciaire, obligation légale particulière ou demande de votre part, les données à caractère personnel traitées dans le cadre de la gestion des dossiers confiés au Cabinet sont détruites cinq ans après la clôture du dossier concerné.

Le cas échéant, moyennant l'accord explicite de la Personne Concernée, JANSSENS Law Firm conserve certaines pièces de procédure contenant une quantité limitée de données à caractère personnel.

Les données à caractère personnel traitées dans le cadre de la comptabilité du Cabinet, entendue au sens le plus large, sont conservées pendant la durée légale de dix ans, correspondant au délai de conservation des justificatifs des écritures comptables et fiscales.

07Communication à des tiers

Dans le cadre de la gestion des dossiers qui lui sont confiés, JANSSENS Law Firm sera amené à communiquer les données à caractère personnel des Personnes Concernées à des tiers, tels que d'autres avocats ou cabinets d'avocats, des notaires, des huissiers, des conseils techniques, les cours et tribunaux, les diverses administrations ou organismes de contrôle, et tout autre tiers auquel il serait tenu de communiquer ces données en vertu d'obligations légales ou contractuelles.

Dans ce cas, ces traitements sont fondés sur une obligation légale en la matière ou sur l'exécution d'obligations contractuelles à l'égard de la Personne Concernée. JANSSENS Law Firm veille à ne communiquer que les données strictement nécessaires et pertinentes.

08Sous-traitants

JANSSENS Law Firm travaille également en étroite collaboration avec des entreprises tierces susceptibles d'avoir accès aux données personnelles des Personnes Concernées, et notamment avec les sous-traitants auxquels le Cabinet recourt en matière de prestations de services.

Dans ce cas, JANSSENS Law Firm s'engage à ne communiquer à ces sous-traitants que les données strictement nécessaires aux finalités envisagées et à s'assurer qu'ils respectent la législation en matière de protection des données.

09Localisation des données

Les données communiquées à JANSSENS Law Firm sont conservées dans ses bureaux ou sur ses serveurs, situés dans l'Union européenne. Les serveurs de messagerie sont également situés dans l'Union européenne.

Tous les sous-traitants auxquels JANSSENS Law Firm fait appel sont situés dans l'Union européenne ou, à défaut, offrent des garanties suffisantes en matière de protection de la vie privée au sens du Règlement général sur la protection des données.

10Vos droits

Toute Personne Concernée dispose des droits suivants :

Droit d'accès

Obtenir gratuitement la communication écrite ou une copie des données à caractère personnel la concernant qui ont été recueillies. Avant de répondre, JANSSENS Law Firm est susceptible de vérifier l'identité du requérant et de lui demander des informations complémentaires afin de répondre au mieux à sa demande. Le Cabinet peut exiger le paiement de frais raisonnables, fondés sur les coûts administratifs, pour toute copie supplémentaire. Lorsque la demande est introduite par voie électronique, les informations sont fournies sous une forme électronique d'usage courant, sauf demande contraire. Le Cabinet s'efforce de donner suite à toute demande dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les délais fixés par le RGPD.

Droit de rectification

Obtenir gratuitement, dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d'un mois, la rectification des données inexactes, incomplètes ou non pertinentes, ainsi que leur complément si elles s'avèrent incomplètes.

Droit d'opposition

S'opposer à tout moment, gratuitement et pour des raisons tenant à sa situation particulière, au traitement de ses données. Le Cabinet pourra toutefois refuser d'y faire droit s'il établit l'existence de motifs impérieux et légitimes prévalant sur les intérêts, droits et libertés de la Personne Concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice. En cas de contestation, la Personne Concernée peut introduire un recours auprès de l'Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be).

Droit à la limitation

Obtenir la limitation du traitement : lorsqu'elle conteste l'exactitude d'une donnée, le temps que le Cabinet la vérifie ; lorsque le traitement est illicite et qu'elle préfère la limitation à l'effacement ; lorsque, bien que les données ne soient plus nécessaires, elle en a besoin pour la constatation, l'exercice ou la défense de ses droits en justice ; ou pendant le temps nécessaire à l'examen d'une demande d'opposition. JANSSENS Law Firm informe la Personne Concernée lorsque la limitation est levée.

Droit à l'effacement

Obtenir l'effacement de ses données lorsque : elles ne sont plus nécessaires aux finalités ; elle a retiré son consentement et il n'existe pas d'autre fondement juridique ; les données ont fait l'objet d'un traitement illicite ; ou l'effacement est requis par une obligation légale. L'effacement ne s'applique pas lorsque le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale ou à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

Droit à la portabilité

Recevoir gratuitement ses données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, notamment en vue de les transmettre à un autre avocat. Dans les mêmes conditions, la Personne Concernée peut obtenir que ses données soient transmises directement à un autre avocat, pour autant que cela soit techniquement possible.

Droit de réclamation

En cas de violation des obligations légales incombant au Cabinet, la Personne Concernée est en droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be) ou d'engager une action devant les tribunaux afin d'obtenir réparation du dommage subi.

11Sécurité et intégrité des données

JANSSENS Law Firm met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques présentés par le traitement et à la nature des données à protéger, en tenant compte de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre, ainsi que de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement.

Le Cabinet recourt aux technologies de chiffrement reconnues comme standards du secteur lorsqu'il transfère ou reçoit des données par voie électronique, et a mis en place des mesures de sécurité appropriées pour prévenir la perte, l'usage abusif ou l'altération des informations. Toute personne devant accéder à ces données est soumise à une stricte obligation de confidentialité.

Si les données contrôlées par le Cabinet devaient être compromises, JANSSENS Law Firm agira rapidement pour identifier la cause de la violation et prendre les mesures de remédiation adéquates. Le Cabinet informe son délégué à la protection des données (DPO) ainsi que la Personne Concernée de l'incident lorsque la législation l'y oblige. JANSSENS Law Firm ne peut être tenu responsable d'une appropriation illicite de données survenue en dépit des mesures de sécurité précitées.

12Contact et réclamations

Pour toute question relative à la présente politique ou toute demande concernant vos données personnelles, vous pouvez consulter le site de l'Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be) ou prendre contact avec le Cabinet de la manière jugée la plus appropriée :

13Droit applicable

La présente politique est soumise au droit belge. En cas de litige quant à son interprétation ou à son exécution, les juridictions francophones de Bruxelles sont seules compétentes.

La présente version est entrée en vigueur le 1^er juillet 2026.